Wie bleibt mein elektronischen Fahrtenbuch rechtssicher?
14. Okt. 2022 | Von Malena Gärtner
Sorgen Sie für Klarheit bei der Nutzung des Fahrzeugs – für sich und das Finanzamt!
Warum benötige ich ein Fahrtenbuch?
Mit gut geführten Fahrtenbüchern können Sie die Nutzung Ihres Fahrzeuges ganz einfach und unkompliziert nachvollziehen. Sie halten fest, welche Strecken Sie zurückgelegt haben und, ob diese Fahrten privater oder beruflicher Natur waren. Eine sorgfältige und ordentliche Buchführung eines solchen Buches ist unerlässlich, da dieses als Basis für die Berechnung der Steuererklärung geltend gemacht werden muss.
Bedenken Sie hierbei auch, dass bei vielgenutzten Fahrzeugen die 1%-Regel Nachteile für Sie bringt und Sie daher besser auf ordentlich geführte Fahrtenbücher zurückgreifen sollten.
Welche Fahrtenbücher werden vom Finanzamt akzeptiert?
Vermeiden Sie unnötigen Aufwand und verpasste Steuervergütungen durch falsche Buchführung!
Nicht jede Fahrtenbuch-Software wird vom Finanzamt als Teil der Steuererklärung akzeptiert. Vor allem gängige Programme wie Excel oder Word werden als Nachweis vom Finanzamt abgelehnt. Denn in diesen können Änderungen vorgenommen werden, was wiederum mögliche Manipulation an den Daten bedeutet. Eine Änderung oder Manipulation an den Fahrtenbuchdaten ist weder seitens Gesetzgeber noch des Amts erlaubt, daher müssen Fahrtenbücher sowohl eine Änderungsnachverfolgung als auch eine Manipulationssicherung besitzen. Ebenso streng wie bei Änderungen und Manipulationsversuchen sieht sich das Finanzamt bei fehlerhaften Aufzeichnungen gezwungen, das gesamte Fahrtenbuch nicht anzuerkennen.
Seien Sie auf der sicheren Seite und nutzen Sie nur Programme, die als Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wurden! Die Auswahl der akzeptierten Softwarelösungen für Fahrtenbücher ist nicht sehr breit gefächert, aber dafür lassen sich diese ohne Bedenken in Ihren Fahrzeugen einsetzen. Durch eine konsequente Nutzung dieser Software stellen Sie sicher, dass Ihre Fahrtenbücher finanzamtkonform und rechtssicher sind und damit allen Normen und Vorgaben entsprechen, und Ihnen somit keine Nachteile bei der steuerlichen Vergütung entstehen.
Welches Programm sollte ich für meine Fahrtenbücher verwenden?
Nutzen Sie Fleetster als eines vom Finanzamt akzeptierte Software für Fahrtenbücher!
Wir empfehlen Ihnen das Programm Fleetster, welches gemeinsam mit Steuerberatern und streng nach Vorgaben des Gesetzes entwickelt wurde. Somit entspricht es allen gesetzlichen Normen und ist gleichzeitig eine vom Finanzamt akzeptierte Software.
Die einfache Handhabung, sowohl im Alltag als auch bei der Installation spricht für dieses elektronische Fahrtenbuch. Innerhalb von nur dreißig Minuten nach Erhalt des obd2-Steckers können Sie Ihr elektronisches Fahrtenbuch von fleetster bereits in Betrieb nehmen.
Sie können natürlich auch die Software als alleinstehendes Aufzeichnungsmittel verwenden, doch die meisten unserer Kunden nutzen die Variante des Hardwaresteckers obd2. Im Alltag können Sie über eine App bequem die Daten einsehen und wenn nötig als PDF an das Finanzamt übermitteln.
Was ist mit der Datensicherung bei fleetster?
Ihre Daten sind sicher – auch über Jahre hinweg!
Der vielfach erprobte OBD2-Stecker dokumentiert jede Fahrt lückenlos und fehlerfrei. Bei Bedarf können wir die Hardware auch fest im jeweiligen Fahrzeug verbauen, sodass Sie sich auf eine kontinuierliche Routendokumentation verlassen können, ohne die mutwillige Herausnahme des Steckers und die dadurch entstehenden Lücken der Nachverfolgung fürchten zu müssen.
Die Übertragung der Daten an das Rechenzentrum in Frankfurt/Deutschland erfolgt voll automatisch und ebenso werden alle erfassten Daten in der Cloud abgespeichert.
Auch langfristig übernehmen wir die gesetzliche Aufbewahrung der Daten über 10 Jahre für Sie. Die im Rechenzentrum gespeicherten Informationen werden auch dann weiterhin vorgehalten, wenn Sie kein Kunde mehr bei Fleetster sein sollten. So haben Sie maximalen Datenschutz, um den Sie sich nicht selbst kümmern müssen!
Wie sicher ist Fleetster hinsichtlich Manipulation?
Die Software erlaubt keine Änderungen ohne Nachverfolgbarkeit!
Fleetster erfasst bei jeder Fahrt Uhrzeit, Datum und die zurückgelegte Strecke. Diese Eckdaten sind nicht editierbar und können somit nicht verändert oder manipuliert werden. Zusätzlich gibt es keine Option, um Einträge zu löschen. Damit ist dieses elektronische Fahrtenbuch rechtssicher und konform mit dem BFH-Urteil vom 16.3.2006, BStBl. II, S. 625
Hinzu kommt außerdem, dass die integrierte Änderungshistorie jede kleine Anpassung der veränderbaren Daten dokumentiert. Dies bedeutet, dass Sie jede Änderung nach dem ursprünglichen ersten Eintrag nachvollziehen können. Mit diesem Änderungsprotokoll entspricht fleetster dem BFH Urteil vom 16.11.2005 - VI R 64/04.
DSGVO bei fleetster
Wir sorgen mit fachgerechter Verwaltung für die Einhaltung der DSGVO!
Wie alle anderen Unternehmen auch unterliegen wir den deutschen Datenschutzgesetzen und vollführen regelmäßig so genannte Penetration Tests durch externe Unternehmen. Durch langjährige Partnerschaften mit großen Corporates ist fleetster einer der führenden Spitzen in der Industrie, was den Datenschutz betrifft.
Wir sind zertifiziert bzgl. Datensicherheit und haben zusätzlich auch ein hervorragendes Datenschutz-Team bei uns im Haus. Neben diesem werden sensible Nutzerdaten ausschließlich SSL-verschlüsselt transportiert und nach neuestem Technikstand im Rechenzentrum Frankfurt/Deutschland gesichert und verwaltet.
Wie kann ich Daten von Fleetster exportieren?
Einfache Handhabung und schnelle Auswertung mit wenigen Handgriffen!
Sie könne jederzeit einen frei wählbaren Zeitraum als PDF exportieren. Die unveränderbaren PDF-Dokumente können Sie somit ganz einfach als Fahrtenbuch ans Finanzamt weiterleiten und weisen damit ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch vor. Zusätzlich können Sie auch die Schnittstelle in ein csv.-Format wählen, um die gespeicherten Daten intern auswerten zu lassen.
Eignet sich Fleetster auch für die privat genutzten Fahrten eines Dienstwagens?
Ihre Privatsphäre ist gesichert!
In der Software ist die Option hinterlegt, private Fahrten soweit unkenntlich zu machen, dass zum Beispiel die Adressen bei Privatgebrauch ausgeblendet werden können. So können Sie sicher sein, dass Ihre Daten von Privatstrecken nicht in die Dokumentation für das Finanzamt mit einfließen und die 1%-Regel für Sie entbehrlich bleibt.