Privatfahrten Fahrtenbuch - Was Sie beachten sollten!

Immer mehr Arbeitnehmer nutzen ihren Firmenwagen nicht nur beruflich, sondern auch privat. Natürlich ist es praktisch, mit dem Dienstwagen die Einkäufe zu erledigen, Verwandte zu besuchen oder sogar in den Urlaub zu fahren. Zu beachten ist jedoch hierbei, dass dazu die Erlaubnis des Arbeitgebers vorliegen muss. Denn ohne ausdrückliche Genehmigung des Vorgesetzten ist es nicht gestattet, den Firmenwagen für private Zwecke zu nutzen.

Ist diese Nutzung generell erlaubt, so sind die Details zu klären. Dürfen beispielsweise weitere Familienmitglieder wie der Ehepartner den Dienstwagen mitbenutzen oder dürfen Urlaubsreisen auch mit dem Wagen ins Ausland getätigt werden? Ferner ist auch die Versicherung im Rahmen der privaten Nutzung zu regeln. Um dies rechtssicher zu vereinbaren, sollte ein Dienstwagenüberlassungsvertrag abgeschlossen werden, in welchem die wichtigsten Punkte vertraglich vereinbart werden.

Wird der Firmenwagen nicht nur für berufliche, sondern auch für private Zwecke genutzt, entsteht dem Mitarbeiter ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dieser geldwerte Vorteil muss mit dem individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers versteuert werden. Das geschieht automatisch über die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Als private Nutzung gilt laut dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 6. Oktober 2011 (Az. VI R 56/10) nicht die ausschließliche Nutzung des Firmenwagens nur für den Weg zur Arbeit. In diesem Fall wäre eine Versteuerung nicht erforderlich.

Für die Versteuerung des geldwerten Vorteils kann der Arbeitnehmer zwischen zwei Optionen wählen. Zum einen kann der Dienstwagen pauschal nach der 1 Prozent Methode versteuert werden. Bei dieser Methode ist es unerheblich, wie der Dienstwagen genutzt wird. Ob für den Arbeitsweg, Geschäftsfahrt oder privat, als Grundlage für die Besteuerung wird 1 Prozent des Bruttolistenpreises des Wagens angesetzt. Diese Methode eignet sind besonders für Mitarbeiter, die ihren Dienstwagen privat häufig benutzen und das Auto erst wenige Jahre alt ist.

Darüber hinaus kann sich der Mitarbeiter dafür entscheiden ein Fahrtenbuch zu führen. Diese Methode eignet sich besonders für Arbeitnehmer, die den Firmenwagen wenig privat nutzen oder deren Dienstwagen schon ein gewisses Alter hat. In einem Fahrtenbuch sind alle Fahrten, die mit dem Dienstwagen durchgeführt werden, zu dokumentieren. Wie das genau aussieht, wird im Folgenden näher beschrieben.

Wichtig ist, dass zwischen der 1-Prozent-Methode und der Fahrtenbuchmethode nicht einfach so gewechselt werden kann. Dies ist nur der Fall, wenn ein Jahreswechsel stattfindet oder wenn der Firmenwagen ausgetauscht wird.

In einem Fahrtenbuch muss jede Fahrt mit dem Dienstwagen eingetragen werden. Neben dem Namen des Fahrers oder der gefahrenen Kilometer ist auch zu erfassen, ob es sich um eine betrieblich oder privat veranlasste Fahrt gehandelt hat. Wichtig ist, dass betriebliche und private Fahrten strikt voneinander getrennt werden. Ebenso ist der Weg zur Arbeit als Kategorie auswählbar.

Das Finanzamt prüft hauptsächlich die betrieblich veranlassten Fahrten. Diese müssen genau erfasst werden mit dem Grund der Fahrt sowie die Adresse und den Namen der besuchten Person oder Firma. Dies sorgt nicht nur für einen hohen Zeitaufwand, sondern gibt einem Dritten auch ziemlich viele Informationen über die Tätigkeit des Fahrers preis. Aus Datenschutzgründen sind daher die Anforderungen an die Dokumentation von Privatfahrt Fahrtenbuch deutlich geringer. Handelt es sich um eine private Fahrt, brauchen gewisse Angaben wie der konkrete Reisezweck oder die Adresse des besuchten Freundes nicht gemacht werden. Es genügt lediglich den Fahrer, das Datum und die Uhrzeit der Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer und die Kilometerstände zu dokumentieren. Auch wenn zu den privaten Fahrten weniger Informationen eingetragen werden müssen, ist dennoch darauf zu achten, dass die Eintragung ordnungsgemäß erfolgt, damit es am Ende keine Probleme mit dem Finanzamt gibt.

Das Finanzamt geht generell immer davon aus, dass der Firmenwagen auch privat genutzt wird. Daher muss dem Finanzamt durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch das Gegenteil bewiesen werden. Deswegen lohnt sich die Fahrtenbuchmethode auch nur für Mitarbeiter, die ihren Dienstwagen überwiegend betrieblich nutzen.

Wer seinen Firmenwagen nur für Arbeitsweg nutzt, muss keinen geldwerten Vorteil mittels der 1-Prozent-Methode versteuern. Dies hat der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 6. Oktober 2011 (Az. VI R 56/10) klargestellt. Jedoch sind die Entfernungskilometer mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises zu dem Gehalt zu addieren. Diese Kosten kann der Arbeitnehmer im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Hat sich der Arbeitnehmer hingegen für die Fahrtenbuchmethode entschieden, müssen die Fahrten als Arbeitsweg entsprechend kategorisiert werden. Eine Versteuerung würde in diesem Fall ebenfalls nicht erfolgen. Für die Dokumentation des Arbeitsweges genügt es im Fahrtenbuch das Datum, die zurückgelegte Distanz und die Angaben der Kilometerstände zu Fahrtbeginn und Fahrtende einzutragen. Ferner ist das Kreuz in der Kategorisierung vorzunehmen, dass es sich um den Weg zur Arbeit handelt.

Bei der Nutzung eines Fahrtenbuchs ist die Überprüfung durch das Finanzamt immer sehr genau. Das Fahrtenbuch muss fortlaufend geführt werden und vollständig sein. Wie die meisten finanzwirtschaftlichen Unterlagen ist es mindesten zehn Jahre aufzubewahren. Für die Kontrolle gleichen die Prüfer Werkstattrechnungen oder Tankquittungen mit den Einträgen im Fahrtenbuch ab und können so falsche Eintragungen schnell aufdecken.

Generell sollte das Fahrtenbuch zeitnah zur getätigten Fahrt geführt werden. Nachträgliche Eintragungen bergen die Gefahr, dass Fahrten vergessen oder Kilometerstände falsch angegeben werden. Das Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn es vollständig und lückenlos ist. Sollte beim Eintrag doch ein Fehler passieren, ist die Korrektur so vorzunehmen, dass sie von einem Dritten nachvollzogen werden kann.

Ferner muss das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt werden. So ist eine gebundene oder zumindest geschlossene Form zu verwenden. Im Schreibwarenhandel gibt es entsprechende Fahrtenbuchvorlagen zu kaufen. Handschriftliche Notizzettel oder ausgedruckte Exceltabellen werden nicht akzeptiert. Dies ist auch der Fall, wenn bei einem gebundenen Fahrtenbuch Seiten herausgerissen oder hinzugefügt werden.

Wird für die private Nutzung Dienstwagen Fahrtenbuchmethode gewählt, ist dieses manipulationssicher zu gestalten. Eintragungen dürfen demnach nur mit einem dokumentenechten Stift vorgenommen werden. Bleistift- oder Füllereinträge sind nicht erlaubt, da eine Korrektur nicht nachvollzogen werden kann.

Zudem ist wichtig, dass die Angaben im Fahrtenbuch so genau wie möglich gemacht werden. Abkürzungen sollten nur verwendet werden, wenn sie allgemein üblich sind. Insbesondere bei der Durchführung einer Geschäftsfahrt ist der Kunde und dessen Adresse genau aufzuführen.

Bei der Führung des Fahrtenbuchs ist große Sorgfalt anzuwenden. Grobe Mängel führen dazu, dass das Fahrzeug mit der 1-Prozent-Methode nachversteuert wird. Das kann zu Nachforderungen an Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen führen. Zu beachten ist, dass für jedes Fahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch geführt wird.

Ein Privatfahrt Fahrtenbuch kann handschriftlich oder elektronisch geführt werden. Die elektronische Variante ist genauso zulässig, sofern die steuerlichen Anforderungen eingehalten werden. Das bedeutet, dass das Fahrtenbuch manipulationssicher gestaltet sein muss, sodass nachträglich Änderungen dokumentiert werden und ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr möglich sind. Gerade in Verbindung mit einem GPS Modul kann ein elektronisches Privatfahrten Fahrtenbuch eine große Unterstützung sein. Durch die Verbindung von GPS und Software werden die Fahrten automatisch aufgezeichnet und in das elektronische Fahrtenbuch übertragen. Dies umfasst wichtige Daten wie Uhrzeit, Datum oder Kilometerstand. Vom Fahrer muss dann nur noch die Einstufung vorgenommen werden, dass es sich um eine private Fahrt gehandelt hat. Zum Teil sind die Systeme auch selbstlernend, sodass sie bei wiederkehrenden Strecken eine automatische Kategorisierung vornehmen.

Für die Ergänzung von Angaben im elektronischen Fahrtenbuch gilt bei einem Privatfahrten Fahrtenbuch die sieben Tage Regel. Diese besagt, dass Änderungen und Ergänzungen nur innerhalb von einer sieben Tage Frist vorgenommen werden können. Danach ist die Datei schreibgeschützt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Dies gewährleistet die Manipulationssicherheit. Zudem werden die vorgenommenen Änderungen in einer Änderungshistorie aufgezeichnet, sodass ein Dritter sie nachvollziehen kann.