Das müssen Sie bei Poolfahrzeugen beachten
14. Okt. 2022 | Von Malena Gärtner
Poolfahrzeuge dürfen nur unter der Einhaltung gewisser Richtlinien genutzt werden. Das Finanzamt hat stets ein Auge auf die Fahrzeuge. Abhilfe verschafft nur die strikte Einhaltung von Anweisungen während des Diensts.
Einsatzbereiche von Poolfahrzeugen
Bei der Nutzung von Poolfahrzeugen is einiges zu beachten. Teilweise sind Nutzungszwecke in privatem Rahmen gestattet. Im Vordergrund steht hier die Motivation für die tägliche Arbeit. Allerdings sind gerade die Regelungen für die Nutzungsbereiche alles andere als trivial. Laut renommierten Rechtsanwälten, ist eine private Nutzung nicht gestattet, da der Arbeitnehmer einen finanziellen Vorteil aus der Nutzung für private Zwecke ziehen kann. Die Ein-Prozent-Regel, kommt in diesem Zusammenhang zum Einsatz. Berechnungsgrundlage für die Ein-Prozent-Regel, sind alle benutzten Poolfahrzeuge insgesamt. Relevant ist insbesondere die Gesamtsumme der Preise aller Fahrzeuge. Diese Summe wird im Anschluss durch die Anzahl der entsprechenden Mitarbeiter dividiert. Das Ausmaß der Nutzung ist für die Berechnung irrelevant.
Beim täglichen Pendelverkehr zwischen Wohnung und Arbeit, werden 0,03 Prozent zu Grunde gelegt. Dieser Anteil an den Gesamtpreisen wird dann abermals durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt. Es folgt eine Multiplikation dieses Wertes mit den jeweiligen Kilometern, die für das Pendeln zurückgelegt werden.
Was aber geschieht, wenn die Freigabe zur privaten Nutzung vollständig untersagt ist?
In diesem Fall gibt es keine adäquate Regelung, da man von höchster Stelle davon ausgeht, dass ein Missbrauch praktisch nicht vorkommt. Lediglich, wenn von Firmenseite ein entsprechendes Fahrzeug zur Verfügung gestellt wird, wird es auch benutzt. Der Arbeitgeber hat im Zusammenhang mit Poolfahrzeugen ein eindeutiges Dokument vorzulegen, dass die privae Nutzung explizit verbietet. Sowohl im Arbeitsvertrag, als auch in entsprechenden Dienstanweisungen, können solche Klauseln verwendet werden. Geht das Unternehmen von ausschließlicher Dienstnutzung aus, so ist ein Verzicht auf entsprechende Klauseln möglich.
Spezielle Regelungen im Rahmen von dienstlichen Reisen
Wie verhält sich die Rechtslage, wenn das Unternehmen einen Mitarbeiter mit dem Poolfahrzeug auf eine Dienstreise schickt, in deren Rahmen ja jegliche Privatnutzung verboten ist?
Bereits die Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, lässt sich als Dienstfahrt kategorisieren. Allerdings müssen für diese Fahrt keine Steuern auf den Arbeitslohn gezahlt werden. Hier wären also durchaus private Fahrten möglich. Selbst bei einem Verbot der Privatnutzung, gewährt das Steuerrecht eine Effektivnutzung von bis zu fünf Tagen pro Monat für private Zwecke. 0,001 Prozent auf den Listenpreis pro Kilometer, werden in solchen Fällen veranschlagt.
Eine weitere Besonderheit stellt die Regelung im Bereich der Rufbereitschaft dar. Die Fahrt mit einem Poolfahrzeug während der Rufbereitschaft, kann niemals als finanzieller Vorteil durch die Nutzung gelten. Von Seiten des Fahrers ist hier also wenig zu befürchten. Der Arbeitgeber weiß um die Besonderheiten der Rufbereitschaft und sieht gerne über die möglichen geldwerten Vorteile durch eine Privatnutzung hinweg. In diesem Zusammenhang wird also deutlich unterschieden und eingestuft. Selbst im Falle der Nutzung eines Werkstattwagens, ist das Finanzamt an keinerlei Steuereinnahmen interessiert. Anders verhält es sich beim klassischen Dienstwagen. Hierbei müssen die gültigen Regeln in Bezug auf die sporadische Nutzung der Fahrzeuge dringend berücksichtigt werden.