Fuhrparkmanager - Ein Job wie kein anderer
14. Nov. 2022 | Von Malena Gärtner
Der Job als Fuhrparkmanager umfasst ein umfangreichen Aufgabenkatalog Durch sein Facettenreichtum ist dieser Job weit davon entfernt, wie jeder andere zu sein.
Kein alltäglicher Job
Bei dem Beruf Fuhrparkmanager handelt es sich nicht um einen Lehrberuf mit IHK-Abschluss, sodass auch ohne fachspezifische Qualifikation aufgestiegen und eine große Karriere begonnen werden kann. Marc-Oliver Prinzing, seines Zeichens der Vorstand des Bundesverbands der Fuhrparkmanager, sagt, dass viele Karrieren eher durch die Übernahme von Zusatzaufgaben oder das Erbringen besonderer Leistungen sowie Engagement, eingeleitet werden.
Unzureichende Ausbildung bei 60 Prozent der Flottenmanager
Obwohl der Fuhrpark einen der größten Teile der Kosten eines Unternehmens ausmacht, werden, so Prinzing, verwunderlicher Weise keine ausgebildeten Fachkräfte eingesetzt. Stattdessen lernen die Mitarbeiter indem sie Aufgaben ausführen, Schritt für Schritt. Das führt allerdings dazu, dass die Ausbildung, zum Beispiel über Einkaufsstrategien oder Finanzierungsmethoden, aber auch über Halterhaftung, Unfallverhütungsvorschriften und die Rechtslage, bei zwei von drei Flottenmanagern unzureichend ist.
Dieses Grundwissen ist aber zwingend notwendig, um Fehleinschätzung bei Vertragsverhandlungen zu vermeiden, und somit effizient zu arbeiten und Kosten durch Fehler einzusparen. Auch unterlassene Hinweise oder das Nichtbeachten wichtiger Vorschriften kann ein Unternehmen schnell vor Gericht bringen – mit strafrechtlichen Konsequenzen.
Laut der Fuhrparkleiterin des Ruhrverbands Essen, Marita Friedrich, haben vor allem Fragen zum Thema der Halterhaftung in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Der Verantwortliche des Fuhrparks muss die rechtlichen Anforderungen kennen und penibel erfüllen, aber gleichzeitig eine effektive Flottensteuerung und ein effizientes Management gewährleisten.
Der Wettbewerb deutscher Unternehmen Fachkräfte mit guter Ausbildung
Allerdings wird der Bedarf an Firmenwagen durch den Kampf um Fachkräfte mit einer guten Ausbildung nach oben getrieben – und somit ist der momentane Zustand nicht von Dauer.
Im Zusammenhang mit dieser Änderung werden Gehaltsumwandlungen und Modelle nach dem Car-Cash-Allowance-Prinzip immer bedeutungsvoller, und auch die Auswahl im Bereich der Car Policy wird immer umfangreicher. Somit kommen auf den Fuhrparkleiter mehr Hersteller und Modelle und damit auch mehr Arbeit zu.
Durch die verschärften Auflagen für Nachhaltigkeit, aber auch durch den größeren Kostendruck und Anforderungen an Mobilität, rückte die Thematik des Fuhrparkmanagements immer mehr in das Zentrum der Aufmerksamkeit der Leiter von Geschäften und Konzernen.
Und an dieser Stelle kommt der Flottenchef ins Spiel, der sich diesen sich ständig wandelnden Aufgaben stellen muss. Mittlerweile stehen beispielsweise, anstatt technischer Kompetenz für Reparatursteuerung oder die Fahrzeugwahl, betriebswirtschaftliches Wissen und TCO (Total Cost of Ownership) im Vordergrund. Die Gesamtkosten am Ende der Laufleistung sind das, was zählt - und diese Kosten sollen möglichst niedrig gehalten werden. Diese Aufgabe ist ohne Basiswissen und gute Ausbildung kaum zu erfüllen.
Soziale Kompetenz ist wichtig
Neben dem betriebswirtschaftlichen Wissen steht auch die soziale Kompetenz des Fuhrparkmanagers im Vordergrund. Jörg Mannsperger, der Chef der Dekra Akademie, beschreibt, dass ein Fuhrparkmanager auch über psychologische Fähigkeiten verfügen muss, denn bei der Zuteilung von Dienstwagen an Mitarbeiter sind, vor allem in deutschen Betrieben, viele Emotionen im Spiel. Darauf muss eingegangen werden.
Zusätzlich reicht es nun nicht mehr, den Mitarbeitern den Firmenwagen einfach nur zur Verfügung zu stellen – stattdessen muss die Mobilität sinnvoll und effizient umgesetzt werden, denn, so Prinzing, Reisezeit ist Arbeitszeit.
Dataforce hat eine aktuelle Umfrage durchgeführt, die ergab, dass ökonomische und ökologische Aspekte für die Reisezeit der Mitarbeiter eine immer größere Rolle spielen, sodass sich das Management vom Fuhrpark nun mit dem Mobilitätsmanagement überschneidet – und auch über neue Reisemöglichkeiten nachgedacht werden sollte.
Die Verantwortlichkeit der Travelmanager
Der Flottenmanager muss für alle Mitarbeiter einen verbesserten Modal Split der Firmenwagen und anderen Firmenmobile bereithalten, und dabei auch Aspekte wie Carsharing, Leasingflatrates oder das Mietwagenmanagement beachten. Dadurch überschneidet sich sein Aufgabenbereich mit dem der Travelmanager, die nun immer mehr für den Fuhrpark mit in die Verantwortung gezogen werden. Da die Schnittstellen der beiden Bereiche früher nur halb so groß waren, braucht das Berufsgebiet neue Schnittstellen. Außerdem ist das Mobilitätsmanagement auf einen klaren Katalog an Aufgaben und erforderlichen Kompetenzen angewiesen.
Die Arbeitsplatz- und Aufgabenbeschreibungen, die genauestens überprüft und abgeglichen werden sollten, sind von der Struktur und der Größe der jeweiligen Flotte abhängig, doch auch Arbeitsplatzbeschreibungen aus Literatur- und Onlinequellen können eine Basis darstellen. Die Beschreibungen sollten, so Prinzing, allerdings weiterführend erweitert werden, beispielsweise um Organisation, Ziele und Tarifstufen.
Der Verantwortungsbereich muss klar festgelegt sein
Ein klarer Verantwortungsbereich, die Klärung aller Haftungsfragen und eine eindeutige Weisungsbefugnis sind essentiell, damit es zu keinen Unklarheiten, die sich zu Fallstricken entwickeln können, kommt.
Der Rechtsanwalt Christian Krumrey von Fleet Advokat rät, dass egal ob man Geschäftsführer, Mitarbeiter oder Teilzeitarbeiter ist, der Arbeitsvertrag und auch die Stellenausschreibung schriftlich und eindeutig formuliert festgehalten werden sollten.
Um diesem Bedarf nachzukommen hat der Bundesverband Fuhrparkmanager eine detaillierte Arbeitsplatz- und Aufgabenbeschreibung erstellt, auch wenn es keine allgemeingültige Stellenbeschreibung geben kann, sondern jedes Unternehmen seine Bedürfnisse gesondert festlegen muss.
Das Ziel dieser Beschreibung war die Modularisierung eines Referenzkonzepts, das die Aufgabenteile, wie zum Beispiel Führerscheinprüfungen, einzeln festlegt und dann zusammensetzt. Dadurch, dass das Thema recht umfassend ist, kann in einem Jahr mit Ergebnissen gerechnet werden, zumindest nach Aussage des Leiters des Verbandes.
Ausbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager
Die Dekra Akademie hat nun die Ausbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager verändert, um auf all diese Neuerungen zu reagieren. Mobilitätsmanagement und die Nachhaltigkeit der Fuhrparkkonzepte, zum Beispiel durch alternative Antriebe und Systeme, stehen nun im Fokus, sodass das erworbene Zertifikat es den Unternehmen ermöglicht, ihr Fuhrparkmanagement auf einer sicheren Basis umzugestalten.
Was Fuhrparkmanager beachten sollten
Es stellt sich die Frage, für welche Unternehmen sich Poolfahrzeuge lohnen und ab welchem Punkt die sogenannte Ein-Prozent-Regel gilt. Darüber hinaus gibt es auch Klärungsbedarf hinsichtlich der Haftung. Grundsätzlich spielt die Mobilität in vielen Firmen eine zentrale Rolle. Allerdings benötigt nicht jeder Mitarbeiter direkt einen Dienstwagen. Vielmehr besteht bei den meisten Mitarbeitern in der Regel nur geringfügiger Bedarf bezüglich eines Fahrzeugs. Die Lösung für dieses Problem liegt in einem Fahrzeugpool, bei dem der kurz- und mittelfristige Bedarf analysiert wird. Ein Firmenpool ist nur dann wirtschaftlich, wenn eine gewisse Mindestauslastung vorliegt. Im Regelfall ist hiermit eine Auslastung von etwa 80 Prozent gemeint.
Darüber hinaus ist auch die Fahrzeugauswahl ein wesentlicher Bestandteil einer guten Planung. Viele Kraftfahrzeuge unterscheiden sich in den Betriebskosten in erheblichen Maße. So ist es sicherlich als unwirtschaftlich zu betrachten, wenn ein Mitarbeiter für eine Kurzstrecke einen Oberklassewagen verwendet. Für viele Erledigungen, bei denen das Unternehmen nicht unbedingt repräsentiert werden muss, reicht auch ein günstiger Kleinwagen aus. Hierbei müssen neben den Anschaffungskosten auch die laufenden Kosten berücksichtigt werden. Gewerbetreibende und Unternehmer erhalten ohnehin starke Rabatte. Fahrten, bei denen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig unterwegs sind, lassen sich kostengünstig mit einem Großraumfahrzeug durchführen. Die Flottenplanung sollte sich am mittleren Auslastungsgrad orientieren.
Zusätzlicher Bedarf kann über Car-Sharing Methoden gedeckt werden. Dies ist deutlich günstiger, weil auch ein ungenutztes Fahrzeug Kosten verursacht. Fixe Kosten wie Wertverlust, Steuern oder Versicherungsgebühren können nicht vermieden werden. Des Weiteren sollten auch finanzielle Vorteile genutzt werden. Wenn Mitarbeiter mit den Dienstfahrzeugen auch Privatfahrten durchführen dürfen, greift die Ein-Prozent-Regelung. Hierbei teilt der Staat den fällig Betrag für das jeweilige Fahrzeug auf die Arbeitnehmer auf, welche nutzungsberechtigt sind. Wird das Dienstfahrzeug jedoch nicht für private Vorhaben genutzt, so fällt keine besondere Besteuerung an. Auch wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug am Vorabend für den Antritt einer Dienstreise mit nach Hause nimmt, tritt dieser Fall ein. Bei einem größeren Fuhrpark ist unter Umständen auch eine geeignete Software vorteilhaft. Ab ungefähr 20 Kraftfahrzeugen im Fuhrpark sollte die Verwaltung mithilfe von professioneller IT-Software durchgeführt werden. So können über das Intranet Reservierungen vorgenommen werden, was den organisatorischen Ablauf erheblich verbessern kann.
Gibt der Arbeitnehmer das Fahrzeug zurück, so werden anschließend die Parameter Mietzeit und Laufleistung eingetragen. So kann der Preis für die jeweilige Fahrt genau ermittelt werden. Hierbei muss eine sachgerechte Kalkulation durchgeführt werden. Neben den variablen Kosten wie Verschleiß müssen auch die fixen Kosten hinlänglich berücksichtigt werden. Hierzu gehören die Versicherung, Steuern und Abschreibungskosten. Daneben ist beispielsweise auch eine anfallende Raummiete mit einzuberechnen.
Weitere wichtige Aufgaben eines Fuhrparkmanagers
Mit einem Fahrtenbuch lässt sich feststellen, wer welches Auto fährt und zu welcher Zeit. Zudem sollten die Führerscheine der Mitarbeiter regelmäßig vom Fuhrparkleiter kontrolliert werden. Am besten mehrmals pro Jahr. Zuletzt gehört es auch zu den Aufgaben eines Poolleiters für den verkehrssicheren Zustand der Fahrzeuge zu sorgen. Folglich müssen wichtige Komponenten wie die Bremsanlage oder die Reifen regelmäßig kontrolliert werden - auch wenn der TÜV eine umfangreiche Kontrolle durchführt. Es können weiterhin auch Schäden entstehen, die von Mitarbeitern verursacht wurden. Deshalb müssen die Fahrzeuge im Hinblick dessen regelmäßig gesichtet werden.