Fahrtenkategorien im Überblick

Bei Betriebsfahrten, dies sagt bereits die Benennung aus, handelt es sich um zurückgelegte Strecken, die aus beruflichen Zwecken zurückgelegt werden. Dies sind beispielsweise Fahrten oder Reisen, die zu Geschäftspartnern, zu Kunden, einer Fachmesse oder zu einem Großhandel zwecks Materialbeschaffung führen.

Die täglichen Strecken zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zählen ausdrücklich nicht als betriebliche Fahrten. Sämtliche Angaben zu berufsbedingter Mobilität unterliegen festen Kriterien, die im Fahrtenbuch detailliert aufzuführen sind. Mehr dazu später in diesem Beitrag.

Die dritte Fahrtenkategorie betrifft die Arbeitswege. Bei der Führung des Fahrtenbuchs ist das Finanzamt an den Strecken interessiert, die der Selbstständige oder der Arbeitnehmer mit dem Dienstwagen zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zurücklegt.

Bei der Dokumentation ist zu beachten, dass lediglich der einfache Hinweg zur Betriebsstätte angegeben wird, die Rückfahrt jedoch nicht. Auch nach Arbeitsbeginn zurückgelegte Strecken, wenn der Dienstwagenfahrer beispielsweise in der Mittagspause der Betrieb verlässt und anschließend bis zum Feierabend seiner Tätigkeit weiter nachgeht, gelten weder als Arbeitsweg noch als betriebliche Fahrt.

Pro Tag kann gewöhnlich nur die einmalige Hinfahrt deklariert werden. Bitte beachten: Je nach Branche gelten diesbezüglich unterschiedliche Regelungen für Selbstständige, Freiberufler und Angestellte. Auch Fahrten, die nicht direkt zur ersten Betriebsstätte führen, liegen außerhalb der Arbeitswege-Regelung. Für den Einzelfall geben das Finanzamt oder der Steuerberater Auskunft dazu.

Bei der vorschriftsmäßigen Führung des Fahrtenbuchs tritt eine Sonderregelung auf: die Mischfahrt. Diese Regelung greift, wenn der Fahrer seinen normalen Weg zur Arbeit um eine Teilstrecke aus privaten Gründen erweitert. Oftmals bietet es sich an, auf dem Hinweg die Kinder mitzunehmen und an der Schule abzusetzen. Oder im Anschluss nach einem geschäftlichen Termin mit einem Lieferanten, einem Kunden oder Geschäftspartner enden Betriebsfahrten nicht an der Arbeitsstelle, sondern der Fahrer schlägt direkt den Heimweg ein.

Mischfahrten erfordern die genaue Trennung von Arbeitswegen und Privatfahrten, wie im ersten Beispiel dargestellt ist. Auch Betriebsfahrten mit kombinierten privaten Erledigungen wie im zweiten Beispiel müssen im Fahrtenbuch auf den Kilometer genau auseinander gerechnet dokumentiert werden, um Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt von vornherein auszuschließen.

Ein herkömmliches Zweckform Fahrtenbuch ist im Schreibwarenhandel erhältlich. Es muss gebunden sein. Nachträgliche Eintragungen und Änderungen sollten eindeutig ersichtlich bleiben. Dazu wird eine Angabe durchgestrichen und die Korrektur darüber vermerkt.

Konventionelle Fahrtenbücher enthalten eine Rubrik für Tankvorgänge, um die Treibstoffmenge und den Preis dafür aufzuschreiben. Die Einträge können auf freiwilliger Basis geführt werden. Dies kann der Einfachheit halber auch in verkürzter Form geschehen. Zuverlässige Fahrer nummerieren ihre Tankbelege und notieren das Kfz-Kennzeichen und die laufende Belegnummer als Nachweis, um der Finanzbuchhaltung die Zuordnung zu erleichtern.

Behörden prüfen insbesondere die für den Dienstwagen gebuchten Belege auf Plausibilität. Als Grundlage der Erhebung ziehen Beamte den durchschnittlichen Verbrauch hinzu und prüfen die Übereinstimmung mit der getankten Treibstoffmenge sowie Ort, Datum und Uhrzeit der eingereichten Belege. Aufwendungen für private Fahrten werden entsprechend privat belastet, nicht als Betriebsausgabe.

Die Rubrik für "Sonstiges" bietet Raum zur Eintragung außergewöhnlicher Fahrten. Hier können Inspektionstermine, Reparaturen oder Stauumfahrungen wegen einer Vollsperrung eingetragen werden. Es empfiehlt sich aus praktischer Erfahrung, bei einem Fahrzeugwechsel oder zu Beginn des neuen Kalenderjahres neue Fahrtenbücher zu beginnen.

Ein Fahrtenbuch empfiehlt sich besonders für Dienstwagen mit wechselnden Nutzern: Falls Behörden wegen einer Verkehrswidrigkeit einen Bußgeldbescheid erlassen, wird dieser dem Fahrer des Dienstwagens zugestellt.

Beamte der Finanzverwaltung prüfen alle Einträge akribisch. Aufgrund eines nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches können Behörden ein Bußgeld verhängen, die steuerlichen Vorteile aufheben oder Fahrtenbücher bei sehr lückenhafter Dokumentation verwerfen. Daher sollten die Eintragungen zeitnah am Ende jeder Fahrt erfolgen.