Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch
Das elektronische Fahrtenbuch von fleetster erlaubt die Nutzung bei Firmenwagen und Poolfahrzeugen.
Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch
Soll bei Poolfahrzeugen und Firmenwagen der private Gebrauchsanteil ermittelt werden, so kann die Anschaffung eines Fahrtenbuchs, das die Anforderungen des Finanzamts erfüllt, von Vorteil sein. An ein elektronisches Fahrtenbuch stellt die Steuerverwaltung hohe Anforderungen. Damit es finanzamtkonform, rechtssicher ist und steuerlich anerkannt wird, gibt es bestimmte Fahrtenbuch-Anforderungen, die ein Anbieter für Fahrtenbuch-Software erfüllen muss. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte der Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch aufgelistet und erläutert:
Anforderungen Fahrtenbuch
Anforderungen Fahrtenbuch | fleetster Fahrtenbuch Funktionen |
|---|---|
| 1. Allgemeine IT-Sicherheit der Fahrtenbücher | |
| 2. Klare Daten-Verantwortlichkeit bei Fahrtenbuch-Nutzung | |
| 3. Datensicherheit des Fahrtenbuches | |
| 4. Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs und Änderungsprotokoll | |
| 5. Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit | |
| 6. Vollständigkeit, Unmittelbarkeit und Ordnungsmäßigkeit | |
| 7. Aufbewahrung und Archivierung der Fahrtenbuch-Datensätze |
1. Allgemeine IT-Sicherheit der Fahrtenbücher
Die erste Anforderung an ein elektronisches Fahrtenbuch, ist die Reglementierung von grundsätzlichen IT-Bereichen. Diese Reglementierung sieht vor, dass jegliche Änderungen und Updates am System einen gewissen Change Management Prozess durchlaufen. Des Weiteren müssen alle Schnittstellen überwacht und überprüft werden. Damit ein Fahrtenbuch steuerlich anerkannt wird, müssen Zugriffe der Benutzer auf Funktionen und buchhalterisch relevante System-Daten über eine sogenannte Berechtigungsstruktur geregelt werden.
2. Klare Daten-Verantwortlichkeit bei Fahrtenbuch-Nutzung
Die zweite Fahrtenbuch-Anforderung schreibt eine klare System-Verantwortlichkeit bezüglich der Datenverarbeitung vor. Sprich, es muss zu jedem Zeitpunkt eindeutig dokumentiert werden, wer die Verantwortung von externen und internen Datenflüssen wie zum Beispiel zur Buchhaltung trägt. Rechtssicherheit ist nur gegeben, wenn Datenverantwortlichkeit bei Nutzung der Fahrtenbuch-Software definiert ist und ordnungsgemäß Anwendung findet.
3. Datensicherheit des Fahrtenbuches
Die dritte der Fahrtenbuch-Anforderungen beschreibt die nötige Datensicherheit. Da das elektronische Fahrtenbuch extrem sensible Datensätze wie beispielsweise GPS-Standort, mit zugehörigen Personen-Namen und Privat-Adressen speichert, gilt hier allerhöchste Sicherheitsstufe. Diesbezüglich gelten grundsätzliche Datenschutz-Anforderungen nach GDPR und DSGVO, die gegen Diebstahl, Verlust und Vernichtung sichern.
4. Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs und Änderungsprotokoll
Die vierte Anforderung an ein Fahrtenbuch mit Finanzamtkonformität beschreibt eine lückenlose Aufzeichnung der Fahrten eines Firmenwagens oder Poolfahrzeugs. Wenn Firmenwagen durch die Fahrtenbuch-Software verwaltet werden, müssen dessen Bewegungen im System aufgezeichnet werden. Wenn Poolfahrzeuge durch die Fahrtenbuch-Software verwaltet werden sollen, müssen alle Buchungen durch das System aufgezeichnet werden.
Wichtig ist hierbei, dass Inhalte grundsätzlich unveränderlich sind. Wenn man genauer hinsieht jedoch, dürfen ursprüngliche Inhalte eigentlich schon verändert werden - aber alle vorgenommenen Änderungen müssen retrospektiv feststellbar sein. Das heißt, dass das System ein Änderungsprotokoll vorweisen muss um bezüglich der Steuer aufweisbar zu sein.
5. Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Fahrtenbuch Anforderung Nummer fünf: man darf es den Steuerbehörden und Finanzämtern nicht zu schwer machen. Das heißt, dass im Falle einer Prüfung durch die Steuerbehörde alle Einträge und Fahrtenbuch-Dokumente leicht nachzuvollziehen sein müssen. Denn es nutzt niemandem, wenn alle Informationen dokumentiert wurden, sie aber nicht durch das Finanzamt gelesen oder verstanden werden können.
Außerdem sollten alle elektronisch generierten Fahrtenbücher sachlich und formell korrekt sein, und damit eine Prüfbarkeit einzelner Fahrten, sowie des Gesamtsystems zulassen.
6. Vollständigkeit, Unmittelbarkeit und Ordnungsmäßigkeit
Die nächste Fahrtenbuch Anforderung meint die vollständige und unveränderliche Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle - egal ob Firmenwagen oder Poolfahrzeug. Es ist essentiell, dass elektronische Fahrtenbücher lückenlos geführt werden - andernfalls bleibt dem Finanzamt Interpretationsspielraum, was sich negativ auswirken kann. Außerdem sollten alle Fahrtenbücher zeitgemäß geführt werden und unmittelbar kategorisiert werden. Der Gesetzgeber empfiehlt hier eine Kategorisierung einer Fahrt nach spätestens 7 Tagen.
7. Aufbewahrung und Archivierung der Fahrtenbuch-Datensätze
Jeder kennt sie - die Aufbewahrungspflicht von Daten - diese macht natürlich auch vor dem elektronischen Fahrtenbuch nicht halt. Die Aufbewahrungspflicht ist die letzte essentielle Anforderung, die ein Fahrtenbuch finanzamtkonform werden lässt. Alle im System erzeugten Daten müssen dementsprechend für die vorgegebene Dauer der Aufbewahrungspflicht nach steuerlicher Pflicht aufbewahrt werden und im Notfall wiederhergestellt werden können.
Anforderungen an das Fahrtenbuch vor dem Finanzamt
Im Grunde genommen, arbeiten alle deutschen Finanzämter unabhängig und haben damit Auslegungsfreiheiten im steuerlichen Sinn. Das heißt im Klartext, dass nicht alle Fahrtenbücher (Papier, elektronisch oder digital) pauschal vom Finanzamt angenommen werden. Auch wenn ein Fahrtenbuch bei einem Finanzamt durchgewunken wird, heißt das nicht im Umkehrschluss, dass auch ein anderes Finanzamt dieses Fahrtenbuch so annehmen würde. Dennoch sind die oben genannten Anforderungen bezüglich des Fahrtenbuchs als allgemeingültige Anforderungen bekannt und geben Ihnen - bei ordnungsgemäßer Verwendung und Befüllung des Fahrtenbuchs - Anhaltspunkte zur finanzämtlichen Bestätigung Ihres Fahrtenbuches.
Das fleetster Fahrtenbuch - finanzamtkonform, rechtssicher und für Poolfahrzeuge geeignet
Die Führung des fleetster Fahrtenbuchs erfolgt automatisch, ist einfach und effizient. Die Daten werden ohne Eingreifen an die Software gesendet. Sie brauchen nie wieder dem Eintragen einer Fahrt nachlaufen. Alle angelegten Fahrtenbücher sind jederzeit griffbereit und exportierbar.
Nie wieder Probleme mit dem Finanzamt! Das fleetster Fahrtenbuch dokumentiert digital, finanzamtkonform und rechtssicher.
