Finanzamtkonform, rechtssicher und automatisch
Das fleetster Fahrtenbuch - erfüllt alle Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch.
Das fleetster Fahrtenbuch - erfüllt alle Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch
Das fleetster elektronische Fahrtenbuch wurde auf dem höchsten technologischen Standard entwickelt. Dabei wurden Experten aus Datensicherheit, Steuerrecht und Software-Entwicklung hinzugezogen, um ein finanzamtkonformes und rechtssicheres Fahrtenbuch zu entwickeln, das internationalen Gesetzesanforderungen Stand hält.
Ein Fahrtenbuch muss viele Anforderungen erfüllen - bei elektronischen oder digitalen Fahrtenbüchern müssen mindestens die gleichen Anforderungen gedeckt werden. Hinzu kommen weitere Anforderungen bezüglich des Datenschutzes und der Datenverarbeitung. Hier können Sie mehr zu den Fahrtenbuch Anforderungen lesen.
Fahrtenbuch-Anforderungen - bei fleetster finden sie Anwendung
Anforderungen Fahrtenbuch | fleetster Fahrtenbuch Funktionen |
|---|---|
| 1. Allgemeine IT-Sicherheit der Fahrtenbücher | |
| 2. Klare Daten-Verantwortlichkeit bei Fahrtenbuch-Nutzung | |
| 3. Datensicherheit des Fahrtenbuches | |
| 4. Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs und Änderungsprotokoll | |
| 5. Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit | |
| 6. Vollständigkeit, Unmittelbarkeit und Ordnungsmäßigkeit | |
| 7. Aufbewahrung und Archivierung der Fahrtenbuch-Datensätze |
1. Allgemeine IT-Sicherheit der Fahrtenbücher
fleetster ist seit 10 Jahren im Flottenmanagement und CarSharing-Markt tätig und bietet eine gut dokumentierte Cloud-Software-Lösung an, die den höchsten Datensicherheits-Standards entspricht.
Neben einem optimierten Entwicklungs- und Änderungsprozess des Software-Systems, überwacht fleetster die zentrale Open API - eine Schnittstelle über die Echtzeit-Informationen an das System herangetragen werden können oder entnommen werden können.
Alle Zugriffe von Nutzern, Admins oder Verwaltern des Systems werden automatisch gesichert und mit einem Zeitstempel versehen. Alle Fahrtenbuch-Systeme sind bei fleetster über eine Berechtigungsstruktur organisiert. Neben der klassischen Admin und Nutzer Unterscheidung, bietet fleetster zahlreiche Unterkategorien an Rechtestrukturen, die individuell ausgewählt werden können.
2. Klare Daten-Verantwortlichkeit bei Fahrtenbuch-Nutzung
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist der Schutz personenbezogener Daten und der Privatsphäre von Personen nicht mehr nur Verpflichtung für Unternehmen, vielmehr wird Datenschutz zum grundlegenden Menschenrecht aller europäischen Bürger.
Die grundsätzlichste Änderung der DSGVO besteht in der ausdrücklichen Zustimmung des Datenobjekts zur Datenerhebung. Bei fleetster haben die Rechte unserer Nutzer höchste Priorität:
- Informationsrecht
- Auskunftsrecht
- Recht der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen
- Recht auf Korrektur der personenbezogenen Daten
- Recht auf Löschen der personenbezogenen Daten
- Recht auf Sperrung der personenbezogenen Daten für die Verarbeitung
3. Datensicherheit des Fahrtenbuches
Dank langjähriger Partnerschaften mit Großkunden wie beispielsweise der Telekom, Deloitte oder Daimler, wurde die fleetster Software regelmäßig großen und tiefgreifenden Tests (Penetration Tests) unterzogen. Ein dediziertes Datenschutz-Team nimmt an regelmäßigen Schulungen teil und testet das System auf Daten-Lecks.
fleetster besitzt zusätzlich hierzu ein IT-Sicherheitskonzept, Löschkonzept und offline Maßnahmen um personenbezogene Daten gegen jegliche Angriffe zu schützen.
Dank des zentralen Hostings in Deutschland, werden alle Backups und Updates ebenfalls in Deutschland gesichert. Niemals werden personenbezogene Daten in andere Länder übermittelt.
4. Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs und Änderungsprotokoll
Damit ein Fahrtenbuch als rechtssicher gilt, müssen gewissen Informationen (Startzeitpunkt/Endzeitpunkt, Startposition und Distanz) nach einer bestimmten Periode unveränderbar sein. Bei fleetster werden diese Parameter durch den integrierten OBD-Stecker gesammelt und an das fleetster-System gesendet. Darüber hinaus ist das Ändern dieser Informationen zeitlich auf 7 Tage nach Beendigung der Fahrt begrenzt, während alle Änderungen in einem Protokoll festgehalten und im PDF-Export dargestellt werden.
Falls es zu dem Fall kommen sollte, dass ein Nutzer eine Fahrt nicht zeitgemäß kategorisiert hat, werden alle unkategorisierten Fahrten automatisch als Privatfahrt deklariert. Dies folgt der Idee, die Daten und Privatsphäre der Nutzer im Falle zu schützen. So kommen auch bei Vergessen der Kategorisierung keine ungewollten Informationen an den Admin.
5. Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Wichtig ist es ebenfalls, dass alle Informationen des elektronischen Fahrtenbuchs einfach und nachvollziehbar sind. Um diese Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, hat fleetster zum einen ein Handbuch zur grundsätzlichen Mobilitätsplattform fleetster erstellt, das alle Prozesse und Features beschreibt. Zum anderen, gibt es ebenfalls ein Fahrtenbuch-Handbuch, das die fleetster Funktionen aus Admin und Nutzer-Sicht erläutert.
Dieses Handbuch kann auf Anfrage an fleetster Nutzer herausgegeben werden - melden Sie sich gerne über den untenstehenden Link und wir lassen Ihnen die Informationen zukommen.
Weiterhin folgt fleetster und sein Design-team allgemeinen UX/UI Design-Konzepten, die zum Ziel haben die Software-Anwendung so intuitiv wie möglich zu gestalten. Die Nutzung der nativen Apps und Web App soll dementsprechend selbsterklärend sein.
6. Vollständigkeit, Unmittelbarkeit und Ordnungsmäßigkeit
Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt berücksichtigt werden kann, müssen es alle Geschäftsvorfälle des Dienstwagens oder Poolfahrzeugs vollständig und ordnungsgemäß aufgezeichnet sein.
Um diese Anforderungen zu erfüllen, hat fleetster einen PDF-Export geschaffen, der durch eine digitale Signatur vor Nachbearbeitung schützt. fleetster nutzt dafür ein p12 Zertifikat.
Zusätzlich dazu, generiert das fleetster System eine Fehlermeldung bei unvollständiger Eingabe der Informationen zu einer Geschäftsfahrt oder Mischfahrt (Geschäftspartner, Unternehmen, Grund der Fahrt).
Fahrer werden - wie hier im Bild erkenntlich - ebenfalls benachrichtigt um die Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten.
7. Aufbewahrung und Archivierung der Fahrtenbuch-Datensätze
Alle im System erzeugten Daten müssen dementsprechend für die vorgegebene Dauer der Aufbewahrungspflicht nach steuerlicher Pflicht aufbewahrt werden und im Notfall wiederhergestellt werden können.
fleetster bewahrt alle Fahrtenbücher 10 Jahre lang auf deutschen Servern auf – und übernimmt so die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Daten werden niemals in andere Länder transferiert oder übermittelt.
Elektronisches Fahrtenbuch von fleetster - finanzamtkonform und rechtssicher
Das automatisch aufzeichnende Fahrtenbuch von fleetster befreit Sie vom alltäglichen Papierkrieg. OBD-Stecker oder CarSharing Kit senden alle Fahrzeuginformationen über die On-Board-Diagnose oder direkt über die Fahrzeugelektronik an das fleetster System.
Mit der Implementierung des elektronischen Fahrtenbuchs müssen System-Administratoren nicht mehr unausgefüllten Fahrtenbüchern nachlaufen, sondern bekommen alles bequem zentral online oder aufs Handy.
